1. Wie verwerkt je persoonsgegevens?

Excelsior Physical Academy is de handelsnaam waaronder Michiel Borrenberghs zelfstandig sport- en trainingsactiviteiten aanbiedt. Michiel Borrenberghs bevestigt dat hij de enige verwerkingsverantwoordelijke is voor de verwerkingen die in deze privacyverklaring worden beschreven.

Naam: Michiel Borrenberghs
Handelsnaam: Excelsior Physical Academy
Ondernemingsnummer: 1002.886.463
Btw-nummer: BE 1002.886.463
Adres: Hasseltsesteenweg 105, 3720 Kortessem, België
E-mail: Borrenberghs.Michiel@gmail.com
Telefoon: +32 468 19 36 45

2. Welke persoonsgegevens kunnen worden verwerkt?

Afhankelijk van je contact met Excelsior Physical Academy kunnen de volgende gegevens worden verwerkt:

Identificatie- en contactgegevens, zoals naam, e-mailadres, telefoonnummer en eventueel adres.
Boekings- en trainingsgegevens, zoals geboekte sessies, aanwezigheid, gekozen aanbod, afspraken en relevante communicatie.
Administratieve en betalingsgegevens die nodig zijn voor facturatie, opvolging van betalingen en boekhouding. Volledige betaalkaartgegevens worden niet als door Excelsior Physical Academy bijgehouden gegevens verondersteld.
Gegevens die je zelf verstrekt in berichten, vragen, klachten of feedback.
Beperkte gezondheidsinformatie: uitsluitend informatie over relevante blessures, pijnklachten, beperkingen of andere aandachtspunten die nodig zijn om trainingen veilig en passend aan te passen.
Foto's en video-opnamen die tijdens trainingen of evenementen worden gemaakt, wanneer je herkenbaar in beeld bent.
Voorkeuren en registraties die verband houden met commerciële communicatie, bijvoorbeeld of je je hebt ingeschreven, toestemming hebt gegeven of je hebt uitgeschreven.

Geef geen medische informatie door die niet relevant is voor de veilige uitvoering of aanpassing van de training. Excelsior Physical Academy biedt sport- en trainingsbegeleiding en geen medische diagnose of medische behandeling.

3. Waarom worden gegevens verwerkt en op welke grondslag?

Persoonsgegevens worden alleen verwerkt voor duidelijk omschreven doeleinden en voor zover daarvoor een geldige rechtsgrond bestaat.

Boekingen, dienstverlening en klantenbeheer

Gegevens kunnen worden gebruikt om aanvragen te beantwoorden, boekingen en trainingssessies te beheren, afspraken te organiseren, klanten te informeren over praktische wijzigingen en de afgesproken dienstverlening uit te voeren. De mogelijke rechtsgrond is de uitvoering van een overeenkomst of het nemen van stappen op verzoek vóór het sluiten van een overeenkomst.

Facturatie, boekhouding en wettelijke verplichtingen

Gegevens kunnen worden verwerkt voor facturatie, betalingsopvolging en het nakomen van wettelijke administratieve en boekhoudkundige verplichtingen. De rechtsgrond is waar van toepassing een wettelijke verplichting en/of de uitvoering van de overeenkomst.

Veiligheid en aanpassing van trainingen

Om trainingen veilig en verantwoord te kunnen begeleiden, kan Excelsior Physical Academy vragen naar beperkte informatie over relevante blessures, lichamelijke klachten of fysieke beperkingen die invloed kunnen hebben op de uitvoering van oefeningen. Je hoeft geen uitgebreide medische voorgeschiedenis, diagnoses of andere niet-relevante gezondheidsinformatie te delen.

Gezondheidsgegevens zijn bijzondere persoonsgegevens onder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG/GDPR). Excelsior Physical Academy verwerkt deze gegevens uitsluitend wanneer daarvoor een geldige wettelijke grondslag bestaat én aan een toepasselijke uitzondering op het verwerkingsverbod van artikel 9 AVG is voldaan. Vooraf wordt bepaald op welke rechtsgrond en uitzondering de verwerking berust. Indien uitdrukkelijke toestemming wordt gebruikt, wordt deze afzonderlijk, aantoonbaar, vrij en specifiek gevraagd.

De gegevens worden uitsluitend gebruikt voor zover dat noodzakelijk is om de training op jouw fysieke mogelijkheden af te stemmen en oefeningen waar nodig aan te passen. Ze worden niet gebruikt voor marketingdoeleinden en worden niet met derden gedeeld, tenzij daarvoor een geldige rechtsgrond bestaat.

Je kunt weigeren om niet-noodzakelijke gezondheidsgegevens te verstrekken. Als er daardoor onvoldoende informatie beschikbaar is om een oefening of training veilig aan te bieden, kan Excelsior Physical Academy beslissen om die oefening aan te passen of de betreffende training niet aan te bieden.

Gezondheidsgegevens worden niet langer bewaard dan noodzakelijk voor dit doel, rekening houdend met eventuele wettelijke verplichtingen en andere geldige redenen voor verdere bewaring.

Promoties, nieuwsbrieven en commerciële berichten

Excelsior Physical Academy wil ook promotionele communicatie, nieuwsbrieven en commerciële berichten versturen, bijvoorbeeld over aanbod, workshops, activiteiten of acties. De communicatie wordt verstuurd via de contactkanalen waarvoor dit wettelijk is toegestaan. De toepasselijke rechtsgrond en eventuele voorafgaande toestemming hangen onder meer af van het gebruikte kanaal, de relatie met de klant en de toepasselijke regels voor elektronische marketing. Je kunt je op elk moment afmelden via de afmeldmogelijkheid in het bericht, indien aanwezig, of door te mailen naar Borrenberghs.Michiel@gmail.com. Een bezwaar tegen direct marketing wordt gerespecteerd.

Foto's en video's tijdens trainingen en evenementen

Tijdens trainingen en evenementen kunnen regelmatig foto's en video's worden gemaakt. Beelden waarop iemand herkenbaar is, kunnen persoonsgegevens zijn. Het materiaal kan worden gebruikt voor communicatie en promotie van Excelsior Physical Academy, onder meer op de website van Excelsior, Instagram, WhatsApp en eventueel andere platformen waarop reclame voor de EPA wordt gemaakt. Gebruik en publicatie van herkenbare beelden gebeuren alleen nadat hiervoor goedkeuring is verkregen van beide kanten: zowel van de betrokken persoon als van Excelsior Physical Academy. Deze goedkeuring wordt afzonderlijk en aantoonbaar vastgelegd en vermeldt minstens het beoogde gebruik en de kanalen. Deelname aan een training of evenement geldt op zichzelf niet automatisch als goedkeuring voor publicatie. Je kunt toestemming voor toekomstig gebruik intrekken via Borrenberghs.Michiel@gmail.com. Het intrekken heeft geen terugwerkende kracht op verwerkingen die voordien rechtmatig gebeurden; het kan technisch of praktisch onmogelijk zijn om reeds verspreide kopieën bij derden volledig terug te halen.

Communicatie, klachten en bescherming van rechten

Gegevens kunnen worden gebruikt om vragen, opmerkingen en klachten te behandelen, rechten te kunnen aantonen en gerechtvaardigde belangen te behartigen, zoals het voorkomen van misbruik of het behandelen van een geschil. Waar een gerechtvaardigd belang wordt gebruikt, wordt dit afgewogen tegen jouw rechten en belangen.

4. Is het verplicht om gegevens te verstrekken?

Sommige gegevens zijn nodig om een boeking te beheren, de dienstverlening uit te voeren of wettelijke verplichtingen na te komen. Als noodzakelijke gegevens ontbreken, kan Excelsior Physical Academy mogelijk geen boeking aanvaarden of de dienstverlening niet correct uitvoeren. Het verstrekken van informatie over blessures of beperkingen is beperkt tot wat relevant is voor de veilige trainingsaanpassing. Toestemming voor promotionele communicatie en voor het gebruik van herkenbare beelden moet onderscheiden worden van de gegevens die nodig zijn om een training te boeken.

5. Met wie kunnen gegevens worden gedeeld?

Excelsior Physical Academy deelt persoonsgegevens alleen wanneer dit noodzakelijk is voor de organisatie van de trainingen, de administratie of het nakomen van wettelijke verplichtingen. Dit kan bijvoorbeeld gebeuren met:

Sportbit, voor het beheren van boekingen en klantgegevens;
Boekhoudkundige en betalingsdienstverleners, voor de verwerking van betalingen en de boekhouding;
Dienstverleners die de administratie ondersteunen, voor zover zij toegang nodig hebben tot bepaalde gegevens;
Overheidsinstanties, verzekeraars of juridisch adviseurs, wanneer dit noodzakelijk is en wettelijk is toegestaan;
Betrokken sportlocaties of samenwerkingspartners, wanneer het delen van gegevens noodzakelijk is voor de organisatie of uitvoering van een training.

Er worden uitsluitend gegevens gedeeld die noodzakelijk zijn voor het betreffende doel. Wanneer dienstverleners persoonsgegevens in opdracht van Excelsior Physical Academy verwerken, worden de toepasselijke afspraken over gegevensbescherming nageleefd.

Voor de administratie en het klantenbeheer kan Excelsior Physical Academy gebruikmaken van Sportbit, spreadsheets zoals Excel of Google Sheets en andere administratieve systemen. De toegang tot deze gegevens wordt beperkt tot personen die deze nodig hebben voor hun taken.

Excelsior Physical Academy verkoopt geen persoonsgegevens aan derden en gebruikt persoonsgegevens niet voor doeleinden die onverenigbaar zijn met de doeleinden die in deze privacyverklaring worden beschreven.

6. Hoe lang worden gegevens bewaard?

Excelsior Physical Academy bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor ze zijn verzameld. Daarbij wordt rekening gehouden met wettelijke bewaarplichten en de noodzaak om eventuele vragen of geschillen te behandelen.

De volgende bewaartermijnen worden gehanteerd als uitgangspunt:

Klant-, contact- en boekingsgegevens: maximaal 2 jaar na de laatste actieve interactie met Excelsior Physical Academy. Gegevens kunnen langer worden bewaard wanneer dit noodzakelijk is om te voldoen aan wettelijke verplichtingen of om een concreet geschil te behandelen.
Facturen en boekhoudkundige gegevens: gedurende de toepasselijke wettelijke bewaartermijn. Voor boekhoudkundige documenten wordt uitgegaan van 10 jaar, voor zover deze termijn op het betreffende document van toepassing is. De toepasselijke termijn wordt afgestemd met de boekhouder.
Gezondheidsgegevens, zoals informatie over blessures en beperkingen: uitsluitend zolang deze informatie noodzakelijk is om trainingen veilig en passend aan te passen. Zodra de informatie niet langer nodig is, wordt ze verwijderd, tenzij een concrete wettelijke verplichting of andere geldige rechtsgrond een langere bewaring rechtvaardigt.
Marketingvoorkeuren en toestemmingen: zolang dit noodzakelijk is om de gekozen communicatie te beheren en aan te tonen welke toestemming werd gegeven. Na uitschrijving of intrekking van toestemming wordt de commerciële communicatie stopgezet. Een minimale registratie van de uitschrijving of het bezwaar kan worden bewaard zolang dat noodzakelijk is om dit te respecteren.
Foto’s en video’s voor promotionele doeleinden: zolang het afgesproken gebruik relevant is en de vereiste toestemming geldig blijft. Het materiaal wordt periodiek beoordeeld en verwijderd wanneer het niet langer nodig is of wanneer de toestemming voor toekomstig gebruik wordt ingetrokken, behoudens een geldige reden voor verdere bewaring.
Vragen, berichten en klachten: maximaal 2 jaar na de afhandeling, tenzij een wettelijke verplichting of een concreet geschil een langere bewaartermijn rechtvaardigt.

Wanneer een wettelijke verplichting of een concreet geschil een langere bewaartermijn vereist, kunnen de betrokken gegevens langer worden bewaard, maar uitsluitend voor zover dat noodzakelijk is. Wanneer de bewaartermijn verstreken is en er geen geldige reden voor verdere bewaring bestaat, worden de gegevens verwijderd of, waar passend, onomkeerbaar geanonimiseerd.

Excelsior Physical Academy evalueert de bewaartermijnen periodiek en zorgt ervoor dat gegevens niet onnodig lang worden bijgehouden in Sportbit, administratieve bestanden, spreadsheets of andere gebruikte systemen.

7. Hoe worden gegevens beveiligd?

Excelsior Physical Academy moet passende technische en organisatorische maatregelen nemen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, ongeoorloofde toegang, wijziging of onbedoelde verspreiding. Omdat gegevens ook in Excel/Google Sheets of een klantenbestand kunnen worden bijgehouden, moeten onder meer de toegangsrechten, accountbeveiliging, delen met derden, back-ups en verwijdering van oude bestanden worden nagekeken en passend ingericht. Deze verklaring is geen garantie dat een bepaalde technische maatregel al actief is; de feitelijke maatregelen moeten vóór publicatie worden geïnventariseerd.

8. Welke rechten heb je?

Onder de voorwaarden van de AVG kun je onder meer verzoeken om inzage, verbetering of verwijdering van persoonsgegevens, beperking van de verwerking, bezwaar tegen bepaalde verwerkingen en overdraagbaarheid van gegevens. Je kunt toestemming intrekken wanneer de verwerking op toestemming steunt. Intrekking maakt verwerking vóór de intrekking niet met terugwerkende kracht onrechtmatig. Voor direct marketing kun je op elk moment bezwaar maken; daarna worden je gegevens niet langer voor dat doel verwerkt. Sommige gegevens kunnen verder moeten worden bewaard om aan wettelijke verplichtingen te voldoen of om rechtsvorderingen te behandelen.

Je kunt een verzoek indienen via Borrenberghs.Michiel@gmail.com of telefonisch via +32 468 19 36 45. Om je identiteit te beschermen kan aanvullende informatie worden gevraagd als er redelijke twijfel bestaat over wie het verzoek indient.

9. Klacht indienen

Als je vragen of klachten hebt over de verwerking van je persoonsgegevens, neem dan eerst contact op via Borrenberghs.Michiel@gmail.com. Je hebt ook het recht om een klacht in te dienen bij de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA), via www.gegevensbeschermingsautoriteit.be.

10. Minderjarigen

Wanneer persoonsgegevens van minderjarigen worden verwerkt, wordt rekening gehouden met hun leeftijd, de aard van de activiteit en de toepasselijke wettelijke regels. Voor deelname aan activiteiten kan toestemming van een ouder of wettelijke vertegenwoordiger vereist zijn. Voor commerciële communicatie en het maken of publiceren van herkenbare beelden van minderjarigen worden de toepasselijke toestemmings- en informatievereisten afzonderlijk nagegaan. De precieze procedure moet vóór publicatie worden vastgelegd.

11. Cookies, website en geautomatiseerde beslissingen

Er is momenteel geen website van Excelsior Physical Academy bekend. Deze verklaring beschrijft daarom geen specifieke cookies, advertentiepixels of website-analytics. Als een website, trackingtechnologie of nieuwe digitale dienst wordt toegevoegd, moet worden nagegaan of een aanvullende privacy- of cookieverklaring nodig is. Er is op dit moment geen informatie bevestigd over geautomatiseerde besluitvorming of profilering; er wordt dus geen definitieve claim over de afwezigheid daarvan gedaan.

12. Wijzigingen

Deze privacyverklaring kan worden aangepast wanneer de dienstverlening, gebruikte systemen of toepasselijke regels veranderen. De meest recente versie moet vóór of op het moment van gegevensverzameling gemakkelijk beschikbaar worden gemaakt.

13. Contact

Michiel Borrenberghs — Excelsior Physical Academy

Hasseltsesteenweg 105, 3720 Kortessem, België

E-mail: Borrenberghs.Michiel@gmail.com

Telefoon: +32 468 19 36 45